Qué automatizar en una gestoría
Perseguir documentación, clasificar facturas y contestar las mismas preguntas cada trimestre.
Aquí tienes 6 casos con lo que ahorra cada uno (de 0,5 a 3 h a la semana, según el caso y tu volumen), con qué herramientas se hace y lo difícil que es. Si estás comparando un software o un chatbot para tu negocio, empieza por saber qué tareas te quitan más horas.
Ojo con los datos de tus clientes: facturas, nóminas y documentos de identidad son datos personales, a veces de terceros (sus trabajadores). Cada herramienta de esta ficha, incluido el lector de documentos con IA, tiene que tener firmado o aceptado contigo un contrato de encargo del tratamiento (DPA) y no debe usar tus documentos para entrenar sus modelos. Si un asistente con IA habla con clientes, debe decir desde el primer mensaje que es una IA.
Recoger la documentación del trimestre sin perseguir a cada cliente
Perseguir a cada cliente por correo cada trimestre.
2-3 h/semanaDificultad: MediaClasificar automáticamente las facturas que llegan por correo
Facturas por correo que se descargan, se renombran y se archivan a mano.
2-3 h/semanaDificultad: AltaAlta de cliente nuevo en la gestoría con un solo formulario
Datos que se piden varias veces y altas que tardan días.
0,5-1 h/semanaDificultad: MediaAvisos automáticos de plazos fiscales a los clientes de la gestoría
Clientes que se enteran tarde de los plazos.
0,5-1 h/semanaDificultad: FácilCitas con el asesor mediante un enlace de reserva
Ir y venir de correos para encontrar hora con el asesor.
0,5-1 h/semanaDificultad: FácilAsistente para las preguntas repetidas de los clientes de la gestoría
Las mismas preguntas por teléfono y correo cada trimestre.
1-2 h/semanaDificultad: Alta
Los casos se ordenan por sector y fecha. Las fichas patrocinadas van marcadas y no cambian el orden del resto. Cómo funciona el directorio.